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Este proyecto permite realizar combinaciones de correspondencia avanzadas con Microsoft Word, donde el usuario puede elegir que se generen pdfs, que se firmen, que cada documento tenga un nombre específico y que se envíen por correo.

Combinar Correspondencia

Este proyecto permite realizar combinaciones de correspondencia avanzadas con Microsoft Word, con las siguientes funciones:

1. El usuario puede elegir el formato de archivos destino: pdfs(estándares o PDF/A) o .docx
2. Tanto PDF estándar como Word se pueden proteger con contraseña (no los PDF/A)
3. La contraseña puede ser igual para todos los documentos o específica para cada uno.
4. Se puede dar un nombre genérico o único a cada documento generado
5. Se puede seleccionar la carpeta donde se guardarán los documentos
6. Se puede elegir enviar los documentos por correos definiendo el asunto y cuerpo del mensaje.
7. El cuerpo del mensaje puede escribirse en texto plano o en HTML
8. Si se elige enviar correo, se buscarán automáticamente las cuentas existentes en outlook para poder seleccionar una.
9. Si se envía un correo, se pueden enviar tantos archivos como se quieran como adjuntos comunes
10. Se puede seleccionar el número de páginas que tendrá cada subdocumento
11. Si se utiliza exportación a word, el número de páginas se selecciona automáticamente (usando las secciones)
12. Se dispone de una consola para obtener información sobre proceso, errores y resultado.
13. Se pueden separar la generación y el envío de los documentos en 2 Fases. Esto permite que se firmen externamente los documentos, por ejemplo, con portafirmas, y una vez que estén firmados que se envíen.
14. Permite el envío retrasado de los correos. De forma general, usando una fecha y hora para todos los correos o de forma personalizada con la nueva etiqueta DBVFECHA.

A partir de la versión 2.0 se entrega como una macro autofirmada para darle mayor seguridad al usuario.

Los apartados principales son:

• Combinar Correspondencia
  • Instalación
    • Instalación Básica
    • Instalación Contraseñas
    • Instalación certificado
    • Eliminar Advertencias de Seguridad
    • Instalación de la barra de herramientas
  • Preparación de documento combinado
  • Usando DBV Combinar Correspondencia
  • Video tutoriales
  • Origen
  • Curso de Microsoft Word
  • Donar
  • Sobre el Autor
  • Ir a Inicio

Instalación

La aplicación viene en un único documento de plantillas de Microsoft Word que se llama DBVMacrosCombinarCorrespondencia.dotm (en la carpeta Aplicación). Si no te gusta leer mucho, puedes ver los pasos para instalarlo en esta lista de vídeo tutoriales de la instalación en cada apartado se encuentra el vídeo específico.

Instalación Básica

2 DBV Combinar Correspondencia 2.0. Instalación Básica

1. La recomendación de instalación es guardarlo en la carpeta de plantillas. Normalmente: C:\Usuarios[nombre usuario]\Documentos\Plantillas personalizadas de Office
2. Después hay que seleccionar la plantilla como activa en: Archivo->Opciones de Word->Complementos->Administrar->Complementos de Word ->Ir

3. Después hay que seleccionar la plantilla para que pueda verse desde cualquier documento como se muestra en la imagen.Con esto ya estará la Macro disponible para ejecutarse desde cualquier documento.

4. (opcional) Para poder ver las macro hay que tener activada la pestaña programador. Si ya la tiene puede saltarse este paso, sino. en Archivo->Opciones->Personalizar Cinta de Opciones, se debe activar la casilla Programador que da acceso a las Macros.

5. La macro se puede ejecutar desde el Menu Vista-> Macro->Ver Macro-> IniciarCombinarCorrespondencia

6. Si todo ha ido bien Debería aparecer la siguiente ventana:

Instalación Contraseñas

4 DBV Combinar Correspondencia 2.0. Instalación PDF Creator

1. Con lo realizado hasta ahora funcionará todo salvo la generación de contraseñas. Si no es necesario poner contraseña a los archivos no hay que hacer nada más, si no siga los siguientes pasos.
2. Para poder poner contraseña a los pdf que se generan es necesario descargar la herramienta PDFCreator (freeware) que además de ser una herramienta muy potente para generar y usar archivos pdf, dispone de una potente API en varios lenguajes de programación que facilita el uso de pdfs desde nuestros programas. Para nuestra aplicación es suficiente con la versión gratuita, aunque la versión profesional tiene un coste de unos 16€/año (NOTA: PDF Creator no patrocina esta Web). Habría que descargar PDFCreator aquí. Siga los pasos del asistente y puede rechazar si le pide instalar un antivirus. Probablemente instale PDFArchitect que se puede desinstalar si no interesa, aunque es una herramienta simila a Adobe Acrobat. Primer paso del instalador...

Última pantalla de la instalación.

3. Con esto es suficiente y la aplicación de combinar correspondencia ya sería totalmente funcional.

Instalación certificado

3 DBV Combinar Correspondencia 2.0. Instalación del Certificado

Si se va a utilizar mucho la macro, lo recomendable es instalar el certificado asociado para que Microsoft Word no diga que hay peligro con la macro. El Certificado se encuentra en la carpeta Aplicacion al igual que la macro y se llama DBVCombinarCorrespondencia.cer.

1. Hacer doble clic sobre el certificado.

2. Pulsar Instalar certificado...

3. Pulsar Siguiente (si al finalizar el proceso el certificado no estuviera bien instalados, seleccionar la segunda opción: "Colocar todos los certificados en el siguiente almacen" y elegir "Entidades de certificación raíz de confianza")

4. Pulsar Siguiente

5. Al pulsar Finalizar aparece la siguiente advertencia. Verificar que la Huella Digital de la imagen coincide con la que aparece en la ventana, lo que implicará que es mi certificado y que no ha sido manipulado.

Al pulsar si, vemos que el certificado ya no tiene una x, en el icono del diploma

Eliminar Advertencias de Seguridad

Si se intenta abrir la macro o crear un documento basada en ella, veremos una imagen como esta:

1. En lugar de pulsar sobre Habilitar Contenido (como hacemos con cada aplicación de móvil) vamos a pulsar en “Las macros se han deshabilitado” en la pantalla anterior. Eso hará aparecer la siguiente pantlla y seleccionaremos "Opciones avanzadas"

En la siguiente pantalla seleccionamos "Confiar en todos los documentos de este editor"

A partir de este momento, al abrir la macro o algún documento basado en la macro, ya no aparecerán alertas de seguridad.

Instalación de la barra de herramientas

Resulta muy fácil usar la aplicación si se instala un par de botones en la barra de herramientas. Eso se explica en el vídeo. 5 DBV Combinar Correspondencia 2.0. Instalar Barra Herramientas

Preparación de documento combinado

Los pasos se detallan en la Ayuda: Preparación del documento combinado

Usando DBV Combinar Correspondencia

PUedes ver como se usa en los vídeos 6 a 9 de la lista de tutoriales de DBV Combinar Correspondencia o seguir los pasos que se detallan en la Ayuda: Uso de la aplicación

Video tutoriales

Para todos los que prefieren que les cuenten las cosas y ver como funcionan he creado 11 videos que están en la lista de reproducción :

lista de tutoriales de DBV Combinar Correspondencia

Origen

Te gustaría conocer la historia de por qué cree esta aplicación. Puedes verla en El Origen

Curso de Microsoft Word

Como complemento de lo que aquí se presenta, desarrollé un curso completo de uso de Microsoft Word que puede consultarse aquí: Curso Aprende bien Microsoft Word

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combinarcorrespondencia's Issues

Error 5941 El elemento del conjunto solicitado no existe

Buenas tardes.
Al intentar usar la Macro con la siguiente configuración:

Me aparece el siguiente error:

"EDBV. Se ha producido el error 5941-El elemento del conjunto solicitado no existe."

Al configurarla para que sean archivos .pdf, funciona perfectamente..
Pero al seleccionar .docx, figura ese error.

Hay algo que me haya faltado configurar?
Preciso que los archivos sean .docx
Muchas gracias por su tiempo.

Cambiar título del correo

Direcciones de correo con subrayado o guión

Antonio Gonzalez comentó en el canal de youtube (https://www.youtube.com/davidbueno) que todo le funcionaba bien, pero que alguno de sus correos tenían _ o - lo que hacía que la combinación de los correos no funcionara bien.

Una solución propuesta y probada con éxito por el era cambiar _nombre- por =nombre& (en el código) y le funcionó todo bien.

Añado como tarea la posibilidad seleccionar entre grupos de caracteres por si con alguno hay alguna colisión poder usar otro.

Poder adjuntar otros archivos al correo

No se envían los correos electrónicos: "EDV. La carpeta no existe o se está intentando generar un archivo que ya está abierto"

Hola. Gracias por tu proyecto, está genial. Desafortunadamente, no he podido utilizar el envío de correos electrónicos. Utilizo un archivo de Excel que contiene mi base de datos con múltiples campos en formato horizontal y vertical, y los campos que requiero los inserto por correspondencia de Word, como lo has mostrado en tus múltiples videos. El problema es que la aplicación comienza a procesar pero se detiene en el primer archivo. Sólo crea el primer archivo y luego salta el error "EDV. La carpeta no existe o se está intentando generar un archivo que ya está abierto. Cierra el archivo: d:\ (DIRECCIÓN+ NOMBRE DE ARCHIVO)" y, finalmente, no envía y no procesa el resto. Intenté cientos (literal) de formas, cambiando correos, reiniciando el equipo, cambiando archivo de word, cambiando mi base de datos, reemplazando los datos de tus archivos de ejemplo con los míos, cambio ubicaciones, etc. Curiosamente, si corro tus ejemplos en mi equipo sí se generan los archivos y se envían por correo correctamente, pero con mis propios archivos fue inútil el esfuerzo (llevo al menos unas 6 horas intentándolo). Si sólo intento guardar los archivos en mi equipo sí se guardan. El problema radica en el envío de los correos.

Tengo Windows 11, office 365, una laptop OMEN DC003LA.

Te agradezco por tu apoyo y por tu excelente proyecto.

PD.
Este mismo error lo miré con alguien que comentó en tus videos de YouTube

Error 4160: Nombre de archivo incorrecto

Diferente número de páginas para cada documento

Al combinar correspondencia, cuando la plantilla está muy ajustada al límite de la página, a veces sucede que cuando se combina correspondencia algunos documentos quedan en 1 página y otros, los que incluyen campos más largos, saltan a 2 páginas. En este caso el script falla, ya que te saca siempre el mismo número de páginas para todos los documentos. Sería interesante que en lugar de la casilla "Páginas por documento" se utilizaran los saltos de sección del documento combinado como elemento separador de los documentos individuales, de forma que diera igual si cada documento tiene un número de páginas diferente.